Menü

Kağıtsız bir Ofise İlk Adımları Atmak

Mart 26, 2019 - Ofis yazılımları
Kağıtsız bir Ofise İlk Adımları Atmak

Kağıtsız bir ofise geçiş yapmak hiç bu kadar kolay olmamıştı. İşletmeler kendilerine yardımcı olacak çok sayıda yazılım çözümüne sahiptir. Belge yönetimi ve dosya paylaşımı çözümlerinden müşteri ilişkileri yönetimi ve işbirliği yazılımlarına, bu sistemler süreci çok daha kolay ve ulaşılabilir hale getirir. Kağıtsız gitmek birçok fayda sağlar, ancak yolculuğa nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Aşağıdaki noktalar, bu ilk küçük adımlarda size yardımcı olacak ve kağıtsız bir ofise geçişi kolaylaştıracaktır.

Dosyalama Sistemlerinizi İnceleyin

Yapmanız gereken ilk şeylerden biri, kağıt tabanlı dosyalama sistemlerinizi gözden geçirmek ve elektronik dosyaların şu anda bilgisayarlarınızda nasıl depolandığını belirlemektir. Bu, herkesin aşina olduğu bir elektronik dosyalama sisteminin yapılandırılmasına yardımcı olacaktır. Kağıtsız bir ofise taşınmayı başarılı kılmak için, tarihi kağıda dayalı belgeler ve dosyalar gibi şimdi hangi belgelerin dijital hale getirilmesi gerektiğini ve el ile imzalanmış belgeler veya posta yoluyla alınan sözleşmeler gibi gelecekte de sürekli olarak belirlenmesi önemlidir.

Belge Saklama Politikaları

Dosyalama sistemlerinizi incelerken, mevcut olabilecek tutma politikalarını gözden geçirmek için zaman ayırın. Bu politikaların hala geçerli olup olmadığını düşünün. Elektronik belge ve dosyaların yaşam döngüsünü gözden geçirin. Bunlara ne sıklıkla erişilir, izlenir ve kullanılır? Elektronik belgeler ve dosyalar düzenli olarak kullanılmıyorsa veya erişilmiyorsa birincil depodan ikincil depolamaya taşınabilir mi? Kağıt bazlı belgeler dosyalamadan çıkarılabiliyorsa, hassas belgelerin parçalanıp imha edildiğinden emin olun – bulundukları kanıtını sakladığınızdan emin olun! Benzer şekilde, dijital dosyaların silinmesi ve kaldırılmasının da denetlendiğini ve dosyaların silindiğini kanıtladığını kontrol edin.

Belge Yönlendirme

Var olan günlük iş akışlarını ve belgelerin kuruluşunuzun etrafına nasıl taşındığını inceleyin. Örneğin, günlük postayı açmak ve bunun nasıl ele alınması gerektiğine karar vermek birinin sorumluluğunda olabilir. Faturalar satın almaya, bir satış departmanına verilen siparişlere ve yasal bir ekibe sözleşmeye verilir. Bu iş süreçleri, sistemlerinizdeki sistemler tarafından nasıl yönetilecek ve yönetilecektir? kağıtsız ofis?

Erişim Hakları ve İzinleri

Çalışanların şimdi belgelere ve kağıda dayalı dosyalara erişmesi gerektiğini düşünün. Tüm belgeler dijital bir platforma transfer edildiğinde, personel bu belgelere nasıl erişecek? Tüm çalışanların her belgeye erişimi olmalı mı? Hangi belgelere personel tarafından erişilebileceğini ve görüntülenebileceğini ve bunları kimin dosyalayabileceğini belirleyin. Bu elektronik dosyaları paylaşmanın pratiklikleri hakkında dikkatlice düşünün! Kesinlikle sınırlı erişim izinleri gerektiren bazı bölüm dosya ve belgeleri olacaktır; İnsan Kaynakları, Muhasebe, Bordro ve Yöneticilerin yazışmaları belge ve dosyalara erişimin sıkça düzenlendiği alanlardan bazılarıdır.

Dijital Dönüşüm

Kağıt belgelerin dijital versiyona nasıl dönüştürüleceğini düşünün. Günümüzde çoğu fotokopi makinesi çok işlevli işlemler sunmaktadır. Yazdırmanın yanı sıra, kopyalama ve tarama işlevleri de sunabilirler. Cihazlarınızın dönüştürülmesi gereken kağıt tabanlı belgeleri kullanabilmesi için yeterli kapasitenin olup olmadığını kontrol edin. Dijital ortama dönüştürülmesi gereken çok sayıda kağıt belge varsa, özel bir masaüstü tarayıcı düşünülmeye değer olabilir. Bugün, bu tarayıcılar çok sayıda kağıt belgeyi tarayabiliyor, kağıt dosyalarını çok kısa sürede dijital belgelere dönüştürüyor. Dönüştürülecek çok sayıda tarihi belge varsa, o zaman bu tarihi kağıt dosyalarını dijital bir formata dönüştürmek için bir dış kaynağın kullanılması bile dikkate değer olabilir.